Kick-Off-Meetings planen

Eine gelungene Kick-Off-Veranstaltung dient nicht nur zur Weitergabe der notwendigen Informationen und Fakten, sondern auch dem Kennenlernen der Beteiligten untereinander.

Diese Checkliste unterstützt Sie bei der Planung eines Kick-Off-Meetings. Im Kick-Off-Meeting trifft sich das ganze Projektteam zu Beginn des Projekts. Ziele des Kick-Off-Meetings im Projekt sind die Vermittlung des Projektziels an alle Projektbeteiligten, Projektmarketing, Unterstützung durch Führungskräfte, Motivation und Information der Projektbeteiligten.

1. Teilnehmer festlegen

Zwangloses Kennenlernen vor Beginn
Begrüßung durch den Projektleiter
Vorstellung der Projektorganisation und aller Beteiligten:
Verantwortliche & ihre Aufgaben, Auftraggeber, Projektteam
Ziel des Kick-Off-Meetings
Projektvision:
Welches Ziel hat das Projekt & welchen Vorteil verspricht sich das Unternehmen dadurch
Projektkosten
Grobplanung des Projekts: Zu erwartender Zeitumfang und Arbeitsaufwand
Kommunikationswege im Projekt klären:
Zukünftig Präsenz-Meeting oder Online-Collaboration möglich?
Hilfsmittel und Dokumentation im Projekt
Erwartungen an das Projektkernteam (Projektkultur)
Nächste Schritte im Projekt, weitere Termine
Fragen der Teilnehmer in Feedbackrunde beantworten und Anregungen aufnehmen

2. Zeitrahmen des Kick-Off-Meetings festlegen

3. Ort des Meetings bestimmen und Meetingraum inklusive Materialien (Flipchart, Beamer, Moderationsmaterial) reservieren

4. Catering nebst Getränken organisieren

5. Liste der Teilnehmer erstellen, mindestens zwei Tage vorher Einladung senden

6. Zu verteilende Unterlagen in ausreichender Zahl vorbereiten und ausdrucken

7. Protokollschreiber vorzeitig bestimmen, um Ergebnisse direkt festhalten zu können