Was ist beim Kick-off-Meeting alles zu beachten?

Jeder kann es verstehen: Irgendwann einmal muss das Projekt offiziell begonnen und die Menschen entsprechend dazu informiert werden.

Das Kick-off-Meeting ist das erste Meeting in einem Projekt und markiert den Übergang vom Vorprojekt zum eigentlichen Projekt. Es symbolisiert den Projektstart fürs Projektteam.

Folgende Punkte enthält eine Kick-off-Veranstaltung üblicherweise:

  • Begrüßung
  • Motivation und emotionaler Einstieg
  • Erste Vorstellung des Projekts mit den Hauptzielen
  • Vorstellung der (Projektteam)Mitglieder
  • Klärung der Rahmenbedingungen
  • Einblick in die Terminschiene
  • Aufbau der Projektstruktur (mittels Projektstrukturplan)
  • Zusammenfassung der Veranstaltung und Ausblick

 

Hierzu hat sich in der Praxis folgendes bewährt:

Anstelle einer einzigen Projekt Kick-off Veranstaltung, zwei Veranstaltungen mit unterschiedlicher Zielsetzung und Inhalten durchzuführen:

  1. Projektstart-Workshop (auch Start-Brainstorming genannt)
    • Im Gegensatz zur Projekt Kick-off Veranstaltung ist der Projektstart-Workshop auf Interaktivität und die gemeinsame Erarbeitung der Projektplanung ausgerichtet.
    • Der Fokus liegt auf umfangreicher und detaillierter Information der Teilnehmer und der Klärung der Rahmenbedingungen.
  1. Projekt Kick-off
    • Möglichst zeitnah nach Beauftragung des Projektes durch den Kunden
    • Oft verbunden mit Maßnahmen zur Teambildung
    • Information des Auftraggebers (Kunden) und der Stakeholder

Zur Planung einer Kick-off-Veranstaltung empfiehlt sich eine Checkliste.

Meilensteintrendanalyse (MTA)

Wie führt man erfolgreiche Diskussionen?

Kick-Off-Meetings planen