Was ist beim Kick-off-Meeting alles zu beachten?

Jeder kann es verstehen: Irgendwann einmal muss das Projekt offiziell begonnen und die Menschen entsprechend dazu informiert werden.

Das Kick-off-Meeting ist das erste Meeting in einem Projekt und markiert den Übergang vom Vorprojekt zum eigentlichen Projekt. Es symbolisiert den Projektstart fürs Projektteam.

Folgende Punkte enthält eine Kick-off-Veranstaltung üblicherweise:

Begrüßung
Motivation und emotionaler Einstieg
Erste Vorstellung des Projekts mit den Hauptzielen
Vorstellung der (Projektteam)Mitglieder
Klärung der Rahmenbedingungen
Einblick in die Terminschiene
Aufbau der Projektstruktur (mittels Projektstrukturplan)
Zusammenfassung der Veranstaltung und Ausblick

Hierzu hat sich in der Praxis folgendes bewährt:

Anstelle einer einzigen Projekt Kick-off Veranstaltung, zwei Veranstaltungen mit unterschiedlicher Zielsetzung und Inhalten durchzuführen:

Projektstart-Workshop (auch Start-Brainstorming genannt)
- Im Gegensatz zur Projekt Kick-off Veranstaltung ist der Projektstart-Workshop auf Interaktivität und die gemeinsame Erarbeitung der Projektplanung ausgerichtet.
- Der Fokus liegt auf umfangreicher und detaillierter Information der Teilnehmer und der Klärung der Rahmenbedingungen.

Projekt Kick-off

- Möglichst zeitnah nach Beauftragung des Projektes durch den Kunden
- Oft verbunden mit Maßnahmen zur Teambildung
- Information des Auftraggebers (Kunden) und der Stakeholder

Zur Planung einer Kick-off-Veranstaltung empfiehlt sich eine Checkliste.